Obligatoriedad
Marco normativo para entidades públicas y privadas con responsabilidad en gestión documental.
Producto · VirtualDocx
VirtualDocx Ley 594
Marca comercial de SSI S.A.S para gestión documental integral: administración, control y organización de documentos físicos y electrónicos durante todo su ciclo de vida, con trazabilidad y cumplimiento normativo.
3
Tipos de radicación
100%
Trazabilidad documental
594
Ley de referencia
1
TRD
Clasificación y retención
2
Radicación
Entrada, interna y salida
3
Trazabilidad
Auditoría por documento
4
Disposición final
Conservación o eliminación
Contexto Normativo
Arquitectura alineada con la Ley 594 de 2000
La Ley General de Archivos en Colombia define principios y normas para la organización y conservación documental en entidades públicas y privadas.
Ciclo de vida documental
Clasificación, retención, consulta, archivo y disposición final en un proceso controlado y auditable.
Enfoque por sector
Mismo motor, prioridades distintas
VirtualDocx se adapta a la realidad de gobierno y de empresa: mismos pilares (TRD, radicación, trazabilidad), distintos ritmos de auditoría y de integración.
Sector público y entidades reguladas
Énfasis en cumplimiento, control de acceso, evidencias para entes de control y trazabilidad por expediente o proceso administrativo.
- ✓ Radicación y flujos alineados a comunicación oficial
- ✓ TRD y disposición final con soporte de auditoría
- ✓ Reportes de inventario y consultas para interventoría
- ✓ Integración con sistemas de gestión ya existentes
Sector privado y operación diaria
Énfasis en velocidad de respuesta, reducción de papel, productividad de equipos jurídicos, financieros o de proyectos.
- ✓ Búsqueda y recuperación rápida de contratos y soportes
- ✓ Menos reprocesos entre áreas (entrada, interna, salida)
- ✓ Control de versiones para acuerdos y anexos
- ✓ Seguridad por roles alineada a políticas internas
Funcionalidades Clave
Todo lo necesario para una operación documental moderna
Tabla de Retención Documental (TRD)
Define tipos documentales, tiempos de retención y disposición final para cada serie y subserie.
Radicación de Entrada
Registro de documentos recibidos con número único, fecha y hora, remitente y asunto.
Radicación Interna
Control de documentos dentro de la organización con seguimiento y trazabilidad de gestión.
Radicación de Salida
Registro de documentos enviados con destinatario, medio de envío, número de radicado y fecha.
Control de Versiones
Historial completo de cambios con usuario, fecha, motivo y comparación de versiones.
Seguridad por Roles
Permisos por perfil para proteger información sensible y garantizar acceso según funciones.
Beneficios de Negocio
Impacto medible en eficiencia y cumplimiento
Beneficios principales
- ✓ Cumplimiento normativo verificable
- ✓ Reducción de papel y reprocesos
- ✓ Mayor eficiencia operativa
- ✓ Seguridad de la información
- ✓ Acceso rápido a documentos
Capacidades técnicas
- ✓ Gestión digital y física unificada
- ✓ Auditoría y trazabilidad por evento
- ✓ Integración con sistemas existentes
- ✓ Flujos de aprobación configurables
- ✓ Reportes para control interno y auditoría
Planes
Contrata VirtualDocx al tamaño de tu organización
Precios de referencia en USD por mes. La cotización final depende de volumen documental, integraciones y despliegue (nube privada u on-premise).
Esencial
$249/mes
- ✓ TRD estándar y series documentales base
- ✓ Radicación entrada, interna y salida
- ✓ Trazabilidad y bitácora de consultas
- ✓ Roles y permisos esenciales
- ✗ Integraciones API avanzadas
- ✗ Multi-sede
Profesional
$649/mes
- ✓ TRD y radicación con reglas por dependencia
- ✓ Flujos de aprobación configurables
- ✓ Reportes de cumplimiento y productividad
- ✓ Integración con directorio / SSO (según stack)
- ✓ Soporte prioritario en horario laboral
- ✓ Ambiente de pruebas incluido
Institucional
A medida
- ✓ Arquitectura dedicada (HA, respaldos, DR)
- ✓ Integraciones ilimitadas por proyecto
- ✓ Acompañamiento en certificación / auditoría
- ✓ Equipo de implementación asignado
- ✓ SLA de operación acordado
- ✓ Capacitación y transferencia formal
Los valores publicados son orientativos. En la demo ajustamos usuarios, almacenamiento, retenciones y conectores a su realidad operativa y normativa.
Siguiente paso
Convierte tu archivo en un activo estratégico
Te mostramos VirtualDocx con tu flujo documental real: TRD, radicación, trazabilidad y reportes de cumplimiento.